Виртуальный офис агентства в Discord: раньше играли, теперь ведем проекты

Копировать Скопировано

Начался карантин, и компании по всей России вынуждены переводить людей на удалённую работу. Если у команды не было такого опыта, то, скорее всего, её продуктивность упадёт: люди дома чаще отвлекаются на посторонние дела, быт, уборку и готовку. Рабочего времени остаётся меньше, задачи делаются дольше.

Как предотвратить эту проблему и помочь команде создать рабочую атмосферу у себя дома? Мы нашли простой ответ — виртуальная копия офиса.

Мы решили сделать виртуальную копию офиса в Discord.

В статье мы расскажем о том, как это работает у нас, чтобы вы смогли так же настроить удалённую работу. Эффекта живого общения в офисе наверняка можно достичь по-другому, к тому же для некоторых компаний он не так критичен, как для нас. Но если ваш бизнес сосредоточен вокруг креативных проектов для клиентов — видео, графики, дизайна или текстов — этот метод отлично подойдёт.

1. Выбрали инструмент и с чатами, и с аудио

В нашем агентстве работа и до карантина была выстроена вокруг цифровых инструментов. Фундамент — это система управления Planfix: туда заводятся все сделки, документы, фиксируются контакты с клиентами и отмечаются внутренние задачи. Работа в Planfix дополняется чатами в Телеграм и программами для видеозвонков — Zoom или Skype. Ещё мы пользуемся комплектом Яндекс. Коннект, куда кроме Диска и Почты входят, например, Чаты. Это проверенная и привычная связка, которая помогает нам сдавать проекты в срок.

Когда стало ясно, что команду из 17+ человек пора отпустить на удалёнку ради безопасности, мы поняли, что в нашей системе управления проектами было ещё одно ключевое звено — офис. Мы уверены, что совместная работа креативной команды проходит гораздо эффективнее, когда все работают в одном помещении: лучше циркулирует информация, проще договориться или попросить совет, больше неформального общения и ощущения команды, дружеского плеча. На карантине нужно восполнить отсутствие такой атмосферы.

Мы знаем, как удобно чатиться в каналах в Slack и какое хорошее качество у видеосвязи в Zoom или Google Hangouts, но всего этого недостаточно, чтобы создать рабочую атмосферу офиса. Проблема в том, что в этих инструментах легко дистанцироваться от собеседника и команды в целом, проигнорировать вопрос: не ответить в чат или отключить звук во время звонка. Когда вы сидите в офисе рядом друг с другом, так легко выпасть из общего потока работы и общения не получится.

Чтобы воссоздать офис, мы выбрали мессенджер Discord. Там есть и голосовые каналы, и похожая на Slack система каналов-чатов, причём это программа абсолютно бесплатна.

Настя, иллюстратор в Multiways

Discord часто используют команды в онлайн-играх. Это неудивительно: им тоже важно координировать действия голосом в реальном времени, одновременно имея под рукой чат.

Discord внедрился в работу быстро и безболезненно. Некоторые уже были знакомы с ним, потому что использовали во время онлайн-игр, некоторые легко освоились, потому что у них был опыт в Slack. Для всех остальных мы провели короткий ликбез ещё до того, как окончательно перешли на удалёнку. Словом, Discord нативно внедряется в любой молодой коллектив за несколько дней.

2. Продублировали потоки работы и офисные пространства

Наш офис разделён на четыре пространства: есть опенспейс для сотрудников, две переговорки, кабинет менеджеров и кабинет партнёров. Трое партнёров сидят отдельно от сотрудников, но всегда можно обратиться друг к другу: подойти, спросить, по сути, выдернуть в любой момент. Переговорки тоже можно занять, когда удобно: если никого нет — переговорка ваша.

Над проектами мы работаем в небольших командах: в каждом проекте есть как минимум один менеджер и несколько специалистов. Бывает, что менеджер ведёт сразу 2−3 проекта. Сотрудники — сценаристы, иллюстраторы, дизайнеры, моушн-дизайнеры, съёмочные группы — тоже могут быть нужны в нескольких проектах сразу.

Настя, иллюстратор в Multiways

Все четыре пространства офиса, а ещё потоки работы по каждому проекту виртуально воссозданы через Discord с помощью системы голосовых и текстовых каналов.

  • Голосовой канал в Discord — это бесконечный скайп-колл, только без видео. Можно подключиться когда угодно, общаться со всеми, кто тоже подключён, и выйти, если вопрос исчерпан.
  • Текстовый канал в Discord — это чат. Там можно общаться текстом, обмениваться файлами, отмечать участников канала, если нужно обратиться именно к ним.

У нас шесть голосовых каналов, не связанных с конкретными проектами:

  • Основной — канал, в который все сотрудники подключаются в начале рабочего дня и остаются в нём до вечера, если не уходят в каналы по проектам, или в переговорки. В этом канале мы каждый день проводим летучки, озвучиваем общие объявления, обсуждаем проекты. Это наш виртуальный аналог опенспейса.
  • Устный бар — это канал для неформального общения. Сюда может подключиться кто угодно и общаться на темы, не связанные с работой.
  • Партнёры — это канал, в котором всегда сидят партнёры, виртуальная копия кабинета. Сотрудник может зайти туда и что-то спросить.
  • Менеджеры — это канал менеджеров проектов, они сидят там весь рабочий день.
  • Переговорка 1, Переговорка 2 — это виртуальные копии переговорок. Команды проектов или просто группы людей могут собраться там, чтобы не мешать общаться в Основном канале или в Устном баре.

Ещё мы завели четыре текстовых канала, не связанных с проектами. Они дублируют голосовые: Основной, Текстовый бар, Партнеры и Менеджеры.

Голосовые каналы приоритетнее, чем текстовые: если что-то надо спросить, ты сначала спрашиваешь голосом. Но в чатах удобно делиться файлами, записывать резюме звонков и переговоров, оставлять несрочные запросы.

Помимо основных, мы создали по одному текстовому каналу для каждого нашего проекта. В него вступают только те люди, которые занимаются этим клиентом. У некоторых проектов возникают и голосовые каналы: если команда большая, это становится необходимо.

Получается, что сотрудник в течение всего рабочего дня сидит как минимум в одном голосовом канале: в «Основном», в канале своего проекта или в переговорке. То есть люди непрерывно поддерживают связь друг с другом, как будто находясь за соседними столами в офисе. Во всех каналах большую часть времени тишина, но если кто-то всё же мешает — всегда можно уйти в более тихий канал.

В итоге наш Discord выглядит примерно так:

​Скриншот с компьютера иллюстратора, слева видно много заблюреных игровых серверов. Но теперь среди них есть и рабочий.
Настя, иллюстратор в Multiways

3. Дали менеджерам и партнёрам особые роли

Как и в жизни, в виртуальном офисе важно дать менеджерам полномочия для работы. Они должны иметь возможность подойти к своим командам или к конкретным сотрудникам и узнать, как дела. Ещё они должны иметь прямой канал связи с партнёрами. Только так получится, например, быстро отработать правки и комментарии от клиента.

Настя, иллюстратор в Multiways

В Discord есть настраиваемые роли — в нашем случае мы использовали роль «@администратор» для партнеров, создали роль «@менеджер», и добавили остальных как участников (роль «@everyone»).

Администраторы и менеджеры могут в любой момент перетащить участника в какой-то голосовой чат.

Для нашей команды такого уровня контроля вполне достаточно: троим партнёрам и ещё троим менеджерам мы дали права перетаскивать и заглушать участников и управлять сообщениями. То есть партнёр может, например, добавить дизайнера в голосовой канал «Партнёры» и они сразу окажутся в групповом звонке. Не нужно договариваться, выбирать время и ждать, пока все подключатся: всё как в настоящем офисе.

4. Написали правила для общения

В Multiways и до карантина было больше 200 записей в базе знаний: коротких регламентов, ответов на частые вопросы, инструкций к приложениям. Мы системно подходили к проектному управлению, поэтому какие-то правила работы были в компании практически с самого начала.

Чтобы адаптироваться к работе из дома, мы добавили в нашу систему регламентов несколько правил для общения в Discord. Задача была простая: обеспечить эффективную работу на удалёнке и предотвратить балаган, не перегрузив людей контролем и бюрократией.

Ключевые правила общения в нашем виртуальном офисе Discord:

  • В рабочее время сотрудник всегда подключён к одному из голосовых каналов с выключенным микрофоном, но с включёнными наушникам. Рабочее время такое же, как до карантина: если раньше вы начинали в 10 и заканчивали в 19, то и сейчас с 10 до 19 должны быть в Discord.
  • Когда сотрудник отошёл или отвлёкся на обед, он отражает это в статусе, никуда писать не надо. Если к сотруднику обращаются голосом в канале, к которому он подключён, а он не отвечает без видимых причин, считаем, что он отсутствует на рабочем месте.
  • В случае, если сотруднику нужно подключиться позже или отключиться раньше, он предупреждает менеджера и свою команду.
  • Если сотрудник больше часа не реагирует на обращение в текстовом канале в Discord без видимых причин, считаем, что он ушёл с работы, не предупредив.
  • В «Основном» могут говорить все и в любое время, но там мы обсуждаем только общую работу. Для неформального общения есть «Устный» и «Текстовый бар», а если нужно обсудить точечную задачу — сотрудники общаются в любой из двух свободных «Переговорок» или в каналах проектов.
  • Менеджеры и партнёры не пишут «пожалуйста, зайдите в такой-то канал». В рабочее время они могут перетащить любого сотрудника в канал и начать общение.
  • По рабочим дням мы собираемся в 12:00 в «Основном» и проводим летучку. Если сотрудника нет на летучке без видимых причин, считаем, что он ушёл с работы, не предупредив.

Правила помогают нам сохранять контроль над командой и точно знать, когда сотрудник присутствует на рабочем месте, а когда — отошёл. В нашем виртуальном офисе сотрудник никогда не пропадёт на полдня, не предупредив, и не перестанет вдруг отвечать на сообщения.

Мы работаем в Discord уже три недели. По ощущениям, просадка в продуктивности всё равно есть, но небольшая: 10−15% процентов. Но, с другой стороны, коммуникация не прерывается ни на минуту: в рабочее время люди общаются во всех каналах, отвечают на текстовые сообщения, вовремя выполняют задачи.

Кажется, что, когда карантин снимут и мы вернёмся к мирной жизни, то о Discord останутся приятные воспоминания. Уж очень он похож на офис.

Настя, иллюстратор в Multiways

Подытожим: как создать виртуальную копию офиса

  • Выберите инструмент, в котором есть и чаты, и возможность общаться голосом в реальном времени. Всё это есть в Discord, а ещё он бесплатный и нативно зайдёт в любой молодой коллектив, потому что популярен среди геймеров.
  • Создайте в Discord голосовые каналы, которые дублируют все пространства в вашем офисе. У нас был опенспейс, две переговорки и кабинет партнёров: для каждого пространства мы создали свой голосовой канал в Discord.
  • Создайте голосовой канал для руководства. Там общаются менеджеры и партнёры.
  • Создайте для голосовых каналов дублирующие текстовые каналы. Там будет обмен файлами и несрочные вопросы.
  • Создайте текстовый канал для каждого проекта, клиента или отдела. Мы работаем с проектами, так что создали по одному текстовому каналу на проект.
  • Дайте менеджерам права администраторов: так они смогут обратиться к любому сотруднику, переместив его к себе в канал.
  • Напишите правила для общения в Discord. Правила должны помочь избежать балагана, и быстро понять, если сотрудника нет на месте. Главное правило у нас: в рабочее время сотрудники всегда подключены к общему голосовому каналу.

Спасибо, что дочитали до конца.

У нас есть ещё много внутренних правил, инструкций и полезной информации, которой мы будем рады поделиться с вами.

Напишите нам на welcome@mways.ru, какие вопросы организации работы в малом бизнесе вас беспокоят, и если ответ на вопрос найдётся в нашей базе знаний или в нашем опыте, мы им поделимся.

Оригинал стать был опубликован в нашем блоге на vc.ru 06.04.2020

Ещё по теме
Престижные фестивали и премии: куда номинироваться компаниям, агентствам и фрилансерам, чтобы доказать свой профессионализм
Портфолио на Behance глазами работодателя: как оформить, чтобы повысить шансы на успех
Как подготовить офисное помещение для съёмки
Дайджест анимационных роликов октября: от оживающей графики до пластилиновых текстур
Вредные советы для проджект-менеджера, или как уничтожить анимационный проект
Дайджест анимационных роликов сентября